Die gesamte elektronische Kommunikation an der richtigen Stelle

Wie oft hat man sich schon gewünscht, dass alle eMails, die mit einem Kunden ausgetauscht werden, an einer Stelle chronologisch einsehbar sind. Dadurch kann man sicherstellen, dass man vollständig auskunftsfähig ist, dass es keine Kommunikation gibt, die verloren geht, dass Inhalte durchsucht und damit bestimmte eMails gefunden werden können und eben alles, was das Unternehmen in Richtung Kunde verlässt, protokolliert wird. Mit dem Microsoft Exchangeserver und Outlook verwenden Sie vermutlich die meistbenutzte Bürosoftware der Welt. Der eEvolution Exchange Connector integriert Ihre elektronische Kommunikation vollautomatisch in eEvolution. Egal, ob die eMails mit Outlook, Outlook Web Access oder Active Sync Ihres PDAs geschrieben oder empfangen werden: wenn die beteiligten eMail-Adressen oder eMail-Domains in eEvolution bekannt sind, werden Kopien dieser Mails automatisch einsortiert. In der Historie der KuLiMi (Kunden/Lieferanten/Mitarbeiter Verwaltung) können sie chronologisch angezeigt werden.

Moderne Technik im Dienste der Büroautomatisierung

Der eEvolution Exchange Connector besteht aus drei Komponenten. Zunächst einmal gibt es ein kleines Stück Software, welches alle eMails, die in den Exchangeserver hineinlaufen oder die ihn verlassen, kopiert und in eine sogenannte Message Queue (Warteschlange) schiebt, um den eMail-Verkehr nicht von der Auslastung der eEvolution-Datenbank abhängig zu machen. Ein Dienst auf dem Exchangeserver sorgt nun dafür, dass die Message Queue ständig auf neue Einträge abgefragt wird und diese dann ausgelesen und an den eEvolution WebService gesendet werden. Der eEvolution WebService nimmt die eMails in Empfang und sortiert sie vollautomatisch in die eEvolution-Datenbank ein. Dabei lassen sich Regeln definieren, die z.B. verhindern, dass interne Mails, die ausschließlich zwischen internen Mailadressen versandt werden, in eEvolution kopiert werden. Erst wenn eine externe Adresse beteiligt ist, wird diese Mail einsortiert. Der eEvolution Exchange Connector ist auf Basis der Microsoft .Net Technologie erstellt.

Generell lassen sich zudem Ansprechpartner für eine Synchronisation frei schalten oder aus der Synchronisation herausnehmen. Dazu wird lediglich ein Flag am Ansprechpartner in der KuLiMi gesetzt. Ist der Flag zur Synchronisation aktiv, werden alle ein- und ausgehenden eMails in der Historie abgelegt. Es lassen sich auch die Anhänge von eMails in der KuLiMi  abspeichern und von dort aus wieder aufrufen. Die Anhänge einer eMail werden hierbei automatisch in einem zu konfigurierenden Verzeichnis als ZIP-Datei abgelegt.

Das Konfigurationsprogramm ermöglicht die einfache Anpassung des eEvolution Exchange Connectors an die Systemumgebung.

 
Konfiguration des eEvolution Exchange Connectors

Lizenzierung

Der eEvolution Exchange Connector ist einmal pro eEvolution Installation zu lizenzieren

Systemvoraussetzung

eEvolution 5.x, Microsoft Exchange Server 2000, 2003 oder 2007 Internet Information Server 5 oder höher (in Windows 2000 Server oder 2003 Server enthalten).