Unsere Projekterfahrung zeigt, dass in fast jedem Unternehmen die Notwendigkeit besteht, eine oft umfangreiche Provisionsabrechnung zu erstellen. In vielen Fällen werden die Provisionen am Monatsende manuell ermittelt, was neben der Fehleranfälligkeit dieser Vorgehensweise auch einen enormen Aufwand bedeutet. Bei einigen unserer Kunden beschäftigten sich teilweise zwei Personen bis zu vier Tage mit der Auswertung der Provisionsansprüche, was unter Berücksichtigung der "Offenen Posten" auch noch die Mitwirkung der Finanzbuchhaltung erforderte. Mit dem Provisionsmodul hat sich – die sorgfältige Einrichtung der Matrix vorausgesetzt - der Aufwand auf wenige Minuten reduziert. Da allerdings die Provisionsvereinbarungen der einzelnen Unternehmen ebenso vielfältig sind, wie die Unternehmen selbst, hat uns das zur Entwicklung dieses hoch flexiblen Provisionsmoduls bewogen. Herkömmliche Methoden, wie die Programmierung komplizierter Reports, sind erstens wesentlich aufwendiger in der Erstellung und zudem lange nicht so variabel wie eine freie Provisionsmatrix, die vom Anwender selber gepflegt werden kann. Bisher bildet das entstandene Modul alle uns bekannten Provisionsmuster ab, hat allerdings sicherlich nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Eine Erweiterung der Möglichkeiten ist allerdings ausdrücklich geplant, um auch den exotischsten Mustern gerecht zu werden. Das so entstandene Provisionsmodul für eEvolution lässt schon in den Grundeinstellungen die Definition verschiedener „Verhaltensmuster“ in der Provisionsermittlung zu. So sind z. B. folgende Möglichkeiten festzulegen:

• Festlegung einer "provisionsfreien" Auftragsart wie z. B. Garantie, Kulanz, Teststellung, Handelsvertreterlieferung für Eigenbedarf, usw.
• Grundsätzliche Berücksichtigung der "Offenen Posten" für die Provisionsermittlung. Die Berücksichtigung der "Offenen Posten" kann getrennt für jeden Mitarbeiter eingestellt werden.

 

  

Abb. 1

Das "Kernstück" des Provisionsmoduls bildet die Provisionsmatrix welche unter Verwendung folgender Felder zur Provisionsermittlung dient:

• Kundengruppe, -nummer, -name
• Warengruppe, Artikelgruppe, Artikelnummer, Artikelbezeichnung
• Betreuer, Vermittler und Sachbearbeiter
• Provision in % oder absolut für Betreuer, Vermittler und Sachbearbeiter
• Gesamtprovision, Umsatzprovision, DB Provision
• Tour, Gebiet, Login

 

Alle Eintragungen können jeweils mit einer Gültigkeit versehen werden.

Abb. 2

Die Ermittlung einer Provision ist bereits mit der Definition einer Spalte gültig. Alle getätigten Eintragungen in die Provisionsmatrix werden mit "UND" verknüpft und sind als freie Eintragungen (wie – Suche mit "%") möglich. Es werden nur Artikel berücksichtigt, welche zum Zeitpunkt der jeweiligen Faktura in der Artikelverwaltung das Flag "provisionsberechtigt" auf "JA" stehen hatten.

Alle so getätigten Eintragungen in die Provisionsmatrix lassen sich als Report ausgeben. Die Einträge der Provisionsmatrix können durch eine vorgeschaltete Auswahlmaske eingeschränkt werden.

Neben der Definition der notwendigen Matrix verfügt das Modul natürlich über die eigentlichen Möglichkeiten der Provisionsabrechnung.

Nach der Provisionsermittlung, deren Ergebnismenge in eigenen Provisionstabellen abgespeichert werden, ist eine Bearbeitung dieser Tabelle (Neu, Ändern, Löschen) sowie eine Ergänzung um Vorschusszahlungen (siehe Abb. 3), welche in der Provisionsabrechnung ausgewiesen und in Abzug gebracht werden, möglich. Jede Veränderung der ermittelten Provisionseinträge wird mit Benutzerkennzeichen und Zeitstempel protokolliert und erzwingt zudem die Hinterlegung einer Bemerkung.

In diesem Status kann jederzeit eine "Vorläufige Provision" ermittelt und ausgedruckt werden. Veränderungen und Erweiterungen der Provisionszahlen sind beliebig möglich. Es können neue Einträge z. B. unter Auswahl von Kunden, Artikel und Provision (absolut oder prozentual auf DB oder Umsatz) eingetragen, bestehende Provisionssätze verändert oder gar ganze Positionen gelöscht werden. Die verschiedenen Berechtigungen lassen sich über die eEvolution - Installation einschränken.

Abb.3

Erst nach Verbuchung der "Vorläufigen Provision" erfolgt die Eintragung in Archiv-Tabellen, wobei ein Veränderung der Provisionen danach nicht mehr möglich ist. Die Provisionsabrechnung wird so endgültig abgeschlossen und es kann lediglich eine Druckwiederholung einer Abrechnung erfolgen. Die Provisionsberechnung kann für den verbuchten Zeitraum nicht erneut durchgeführt werden.  

In der Provisionsabrechnung selber werden alle ermittelten Positionen exakt aufgeführt. Jede Rechnungsposition wird mit der Vorgangsart (Rechnung, Gutschrift, Storno) gekennzeichnet und entsprechend positiv oder negativ bewertet. Ein evtl. zuvor gezahlter Vorschuss wird abgezogen und immer in der letzten Zeile der Abrechnung ausgewiesen. Positionen mit "Offenem Posten" werden mit einem Stern (*) gekennzeichnet. Als Ergebnis wird der Umsatz aller ermittelten Positionen, der Provisionsanspruch, die zu zahlende Provision (um die Positionen mit Offenen Posten vermindert), sowie der Auszahlungsbetrag mit MWSt. ausgewiesen.

 

Alle Ausdrucke der Provisionsabrechnung, wie Matrix, vorläufige und verbuchte Provisionen sind voll in die Struktur von eEvolution - ReportYourself integriert und somit auf die bekannte Art und Weise zu verändern bzw. zu ergänzen.

 Beispiel für eine Provisionsabrechnung an den Mitarbeiter

 
Abb. 4

Lizensierung:
Die Lizensierung erfolgt als Basismodul und im Folgenden pro User