Mandantenkonsolidierung für das Syska/Apertum-SQL-Rechnungswesen

Was macht die Software?

Der Konsolidator gleicht einen oder mehrere Zielmandanten laufend mit einem oder mehreren Quellmandanten ab.

Wie funktioniert das?

Der Konsolidator liest Buchungssätze periodenweise auf einem Mandanten aus und schreibt sie in den Stapel eines anderen Mandanten.
Über ein vorgegebenes Modell können die Buchungssätze währenddessen automatisiert wie folgt verändert werden: der Konsolidator untersucht den ReWe-Quellmandanten auf alle vorkommenden Kontenpaare in den Buchungssätzen. Anhand dieser „Buchungssatz-Vorlagen" kann nun eingestellt werden, auf welche Konten Buchungssätze mit dem jeweiligen Kontenpaar im Zielmandanten gebucht werden und mit wie viel Prozent diese übertragen werden sollen (100% = komplett, 0% = gar nicht oder ein beliebiger Prozentsatz).

Die Einstellung der „Buchungssatz-Vorlagen" muss für jeden vorkommenden Geschäftsvorgang (also für jeden einzelnen Beleg, sondern nur für diese Art von Beleg) nur ein einziges Mal vorgenommen werden. Dabei geht der Konsolidator in einer Baumstruktur vor, d.h. es kann sowohl ein- als auch mehrstufig konsolidiert werden und es sind verschiedene parallele Konsolidierungsmodelle zulässig (mit unterschiedlichen Zielmandanten).
Da als Ergebnis der Konsolidierung ein Mandant mit kompletten Buchungen entsteht, können notwendige Änderungen in diesem Mandanten gebucht werden, es stehen darüber hinaus sämtliche Auswertungsmöglichkeiten der Buchhaltung zur Verfügung

Ablauf

Anmeldung an das System

Der Datenbankzugriff erfolgt über JDBC aus dem Programm heraus, es sind daher weder Einstellungen im Bereich SQL-ReWe/Apertum notwendig noch das Anlegen von ODBC-Verbindungen – wohl aber die Einstellung des JDBC-Treibers im Programm selbst (dazu im Handbuch).
Als Datenbanken werden Oracle und der MS SQLServer unterstützt. Es wird ein existierendes SQL-Rechnungswesen ab Version 4.01 vorausgesetzt.

Konzernmodell

Alle vorhandenen (!) Mandanten können in einer Baumstruktur angeordnet werden. Die Konsolidierung erfolgt „von unten nach oben", d.h. der oben stehende Mandant ist jeweils der Zielmandant, der unten stehende („Blatt" des Baumes) ist der Quellmandant.

Es ist nicht notwendig, alle Mandanten zuzuweisen (diese werden dann nicht konsolidiert, z.B. Privatgesellschaften einzelner Gesellschafter, etc.).
Es kann mehrstufig konsolidiert werden, d.h. es ist möglich, mehrere Zielmandanten in einen übergeordneten Zielmandanten zu konsolidieren. Beachten Sie bitte, dass beim Einsatz von Produktivmandanten als Zielmandant Buchungen in diesem Zielmandanten erzeugt werden, d.h. ggf. kein Einzelabschluss ohne diese Buchungen mehr möglich ist. Es kann daher sinnvoll sein, nur auf eigens hierzu angelegte Mandanten zu konsolidieren.

Kontenrelation

Aus den Belegen der Finanzbuchhaltung werden alle vorkommenden Buchungssätze (Konto/Gegenkonto) ermittelt und in Tabellenform angezeigt.
Dies geschieht aufgeteilt für jeden Quellmandanten zu seinem Zielmandanten. Sie können dann für den Zielmandanten umgeschlüsselt werden.

Beispiel: Eine Ausgangsrechnung läuft im Quellmandanten auf ein Erlöskonto, das einer Warengruppe zugeordnet ist. Im Zielmandanten ist diese Warengruppe aber nicht relevant, dort sind die Erlöskonten nach Tochtergesellschaft aufgeteilt.

Personenkonten-Buchungen werden nicht konsolidiert (sondern nur die Buchungen auf den entsprechenden Durchbuchungskonten), d.h. die Werte sind vorhanden, es werden aber keine offenen Posten, etc. geführt.

Konsolidieren

Der eigentliche Konsolidierungslauf erfolgt halbautomatisch. 

Durch Drücken des „Ausführen"-Buttons wird zunächst die Belegermittlung (Betragsermittlung, Kontenersetzung, prozentuale Summenkorrektur) ausgelöst. Das Ergebnis wird in einer Protokolltabelle abgespeichert.
Durch erneutes Drücken des „Ausführen"-Buttons wird dieses Ergebnis in einen Stapel des Zielmandanten geschrieben. Dieser wird innerhalb der Finanzbuchhaltung verbucht, danach wird manuell der Haken „Stapel verbucht" gesetzt.
Erneutes Drücken des „ausführen"-Buttons startet die Belegermittlung für den nächsten Mandanten.
Diese Schritte werden sämtlich in der Datenbank abgespeichert, d.h. es ist ohne Weiteres möglich, das Programm nach Ausführung eines Schrittes zu beenden und nach einem Neustart an dieser Stelle weiter zu arbeiten.

Nachträglich erfasste Buchungen für bereits konsolidierte Perioden können nachträglich übernommen werden (das System speichert die bereits übergebenen Datensätze, so dass es neue „erkennt"). Es ist daher nicht erforderlich (kann aber sinnvoll sein), vor der Konsolidierung die Perioden in der Finanzbuchhaltung abzuschließen.

Archiv

Das Ergebnis des Konsolidierungslaufes kann im Archiv nachverfolgt werden. Das System schreibt jeden übertragenen Buchungssatz mit Quell- und Zielkonten, Prozentsatz und Beträgen in eine Protokolltabelle, die frei auswertbar ist. Ein Nachweis sämtlicher Salden auf den Zielmandanten ist damit auf Belegebene (!) möglich.