Neue IT-Infrastruktur bei stabo Elektronik GmbH

COMPRA aktuell 02/2016

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COMPRA modernisiert Infrastruktur der stabo Elektronik GmbH

30 Jahre lang war der AS/400 Großrechner das IT-Rückgrat der ­stabo Elektronik GmbH­. Im April 2016 wurde er demontiert – ein wichtiger und symbolischer Schritt. Der Prozess zur umfassenden Modernisierung des Traditionsunternehmens begann aber bereits zwei Jahre früher: Mitte 2014 begann stabo gemeinsam mit COMPRA mit der Bestandsaufnahme der IT-Landschaft und einem Plan, wie man die IT-Landschaft modernisieren kann. Ziel war es, die Arbeit für die Mitarbeiter durch eine zeitgemäße Softwarelösung zu erleichtern und die Abhängigkeit einer „Wissensinsel“ in der IT in Form eines Mitarbeiters kurz vor dem Ruhestand abzubauen.

Neue IT-Infrastruktur mit eEvolution

Von der Netzwerkverkabelung bis zum WLAN, von den E-Mail-Postfächern bis zum Arbeitsplatzrechner, von der Ser­verlandschaft bis zum Heimarbeitsplatz, von den Office-Anwendungen bis zur Unternehmenssoftware eEvolution, von der Backup-Datensicherung bis zur IT-­Sicherheit: Alle Komponenten wurden nach und nach modernisiert und die Mitarbeiter in der Nutzung der Softwarelösungen geschult. Ein wichtiger Stichtag war der 1. Januar 2015. An diesem Tag wurde die alte Unternehmenssoftware abgeschaltet und von da an nur noch mit eEvolution gearbeitet.

Unternehmenssoftware funktionierte vom ersten Tag an

Wir mussten immense Vorbereitungen vor diesem Stichtag treffen und haben etwa einen Monat parallel mit beiden Systemen gearbeitet“, fasst Birgit Rittmeier, Geschäftsführerin stabo Elektronik ­GmbH, die Systemumstellung zusammen. „Das alles war ein wichtiger Beitrag zur Sicherung der Datenqualität: Wir konnten vom ersten Tag an fakturieren und mit den Kernfunktionen störungsfrei arbeiten. Anschließend haben wir hauptsächlich nur noch Auswertungen und Reporte in eEvolution angepasst.“

Vorausgegangen waren unter anderem Datenimporte aus dem Altsystem. Mit den Kunden-, Lieferanten- und Artikel-Stammdaten wurde eEvolution getestet. Zusätzlich reicherte stabo seine Stammdaten mit Zusatzinformationen an, die für die Arbeit mit eEvolution nützlich sind. In Workshops wurde die Abbildung der Prozesse in eEvolution festgelegt und anschließend alle Mit­arbeiter geschult. „In der Startphase waren wir mit zwei Mitarbeitern vor Ort, damit eventuelle Fragen oder unerwartete Situa­tionen sofort beantwortet werden konnten. Das war wichtig, um vom ersten Tag an Akzeptanz für die Veränderung und die neue Lösung sicherzustellen“, sagt ­Sascha Klapprott, Serviceleiter der COMPRA.

Mit dem neuen ERP-System eröffnen sich uns zukünftig neue Medien und neue Vertriebswege. Ein wichtiger Schritt in die Zukunft für stabo und den ­Standort Hildesheim.
Birgit Rittmeier, Geschäftsführerin stabo Elektronik GmbH

Über stabo Elektronik

stabo Elektronik ist ein Traditionsunternehmen für Funktechnik, das in den 1960er Jahren gegründet wurde. Mitte der 80er lieferte das Unternehmen die ersten Schnurlos-Telefone, die am Markt verfügbar waren, an die Deutsche Telekom. stabo-Kommunikationssysteme haben sich auf der ganzen Welt bewährt. Heute werden alle Elektronikprodukte ausschließlich über Fachhändler und Versandhäuser vertrieben. Bei Nutzfahrzeugen gehören stabo CB-Funkgeräte zur Erstausstattung.

stabo-Produkte werden unter anderem von den Vereinten Nationen, Hilfsorganisationen wie dem Deutschen Roten Kreuz, von Explorationsunternehmen und kirchlichen Einrichtungen genutzt.

Einer der aktuellen Produktschwerpunkte des Unternehmens ist das Thema private security, also Sicherheitsmaßnahmen in Privathaushalten. Dazu gehören unter anderem Funk-Alarmsysteme sowie Video-Sicherheitssysteme, die bequem über das Smartphone bedient und genutzt werden können. Per Funk melden die Sensoren am Haus, wenn es Störungen gibt. Von der Basisstation aus wird daraufhin der Hauseigentümer schnell und zuverlässig benachrichtigt.

Ergänzung der Software um neue Funktionen

Neben den Standardfunktionen, wie beispielsweise die Finanz- und Anlagenbuchhaltung, die stabo vorher bereits ­einsetzte, wurden im Zuge der Sys­temumstellung neue Funktionen in ­Betrieb genommen: Dazu gehörten ­beispielsweise ein automatisches Be­stellwesen, abteilungsübergreifende Workflowmechanismen und der Zugriff auf die DPD Tracking-Nummern aus jedem versendeten Auftrag heraus. Dies bietet insbesondere im Kundenservice einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen zur Sendungsverfolgung. Weiter wurden Lagerplätze und Chargen eingeführt, die es so im Altsystem nicht gab. Eine Verwaltung von Restlängen bei Kabeltrommeln ermöglicht ein effizientes Arbeiten im Lager. Insgesamt steigt dadurch in vielen Unternehmensbereichen die Transparenz, was Steuerungsaufgaben leichter macht. Nach eigenen Angaben druckt stabo heute wesentlich weniger Papierdokumente wie beispielsweise Journale bei Monatsabschlüssen.

In Summe scheint die Lösung zu überzeugen, denn Birgit Rittmeier zieht folgendes Fazit zu eEvolution: „Durch die digitale Aufbereitung aller Daten und die Vernetzung sind wir viel schneller und effi­zienter als früher: Heute brauche ­ich beispielsweise nur zwei Mausklicks, wenn ein Kunde noch einmal seine Rechnung zugesendet bekommen möchte. Wir kennen auch noch nicht alle Tipps, Tricks und Kniffe – hier sehe ich noch weitere Optimierungspotenziale.“

Skalierbarer IT-Service statt Abhängigkeit von einem Mitarbeiter

Die Abhängigkeit von einem einzigen IT-Mitarbeiter war in der Vergangenheit ein hohes Risiko für stabo. Im Rahmen eines geregelten Übergangs dieses Mitarbeiters in den Ruhestand entschied sich das Unternehmen daher für eine Um­organisation im IT-Bereich und beauftragte die COMPRA GmbH mit der Rundum-Betreuung. COMPRA verfügt über ein Team von 40 Experten, nahezu alle Fragestellungen sind mit diesem breiten und tiefen Wissen zu lösen. Auch die Erreichbarkeit ist besser und die Reaktionszeiten sind durch die Um­organisation schneller als früher, denn im Notfall arbeitet nicht nur einer, sondern mehrere Mitarbeiter an der Problemlösung.

Empfehlungen für ähnliche Vorhaben

Unternehmen sollten den Starttermin für eine Modernisierung sorgfältig auswählen und die Vorbereitungszeit nutzen, um Mitarbeiter einzubeziehen, die sich in Prozessen und Abläufen auskennen. Das ist die Empfehlung von stabo-Geschäftsführerin Birgit Rittmeier. „Es ist dann Führungsaufgabe, die Mitarbeiter von der geplanten Umstellung zu überzeugen, damit sie mitgestalten“, sagt sie. Ein Konzept, das für die stabo Elektronik GmbH aufgegangen ist.

Januar 2017|COMPRA aktuell|