ELO E-Mail-Management

Revisionssichere Archivierung Ihrer digitalen Post

ELO E-Mail-Management

Revisionssichere Archivierung Ihrer digitalen Post

ELO E-Mail-Management

E-Mails sind nicht nur wichtige digitale Kommunikationsmittel, sondern sind auch Träger wichtiger Informationen in allen Geschäftsprozessen. Mit der steigenden Flut an E-Mails und dem damit verbundenen Arbeitsaufkommen wächst auch der Verwaltungsaufwand von wichtigen Informationen.
In vielen mittelständischen Unternehmen werden per E-Mail gesendete Daten nicht an einem separaten Ort gespeichert, sondern befinden sich in den Postfächern der MitarbeiterInnen. Diese Datensilos sind sowohl schlecht für den effizienten Wissenstransfer, noch werden die gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der E-Mail-Archivierung bei der Aufbewahrung von Nachrichten im E-Mail-Programm erfüllt.
Mit dem ELO XC E-Mail-Management lassen sich nicht nur die rechtlichen Bestimmungen (GoBD, HGB, DSGVO usw.) sicher erfüllen, sondern es ermöglicht den Aufbau einer gemeinsamen und schnell durchsuchbaren Datenbank für alle berechtigten Mitarbeiter.

Hohe Transparenz durch vorgangsbezogene E-Mail-Verarbeitung

ELO XC ist ein serverbasiertes E-Mail-Archivierungsmodul, das Sie integriert in die ELO ECM Suite, aber auch als Stand-Alone nutzen können. Neben der reinen Archivierung der E-Mails ist es wichtig, diese den dazugehörigen Geschäftsprozessen zuzuordnen.
Durch das Zusatzmodul ELO DocXtractor werden die eingehenden E-Mails klassifiziert, zugeordnet und aus dem Inhalt die richtigen Informationen für die weitere Bearbeitung selektiert. Darüber hinaus können die E-Mails mit Daten aus vorhandenen Anwendungen wie dem ERP- oder CRM-System ergänzt und dann regelbasiert zum Vorgang zugeordnet werden.

ELO E-Mail-Management

Individuelle Workflows unterstützen Anwender

Durch einen im Vorfeld definierten Verarbeitungs-Workflow kann zum Beispiel eine per E-Mail eingehende Kundenanfrage nach der Ablage direkt dem zuständigen Sachbearbeiter zugeführt werden. Die Anfrage wird schnell bearbeitet und die Kundenzufriedenheit damit erhöht. Alle E-Mails befinden sich im entsprechenden Vorgang wie z.B. einer Kundenakte und stehen den berechtigten Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung.

Vorteile des ELO E-Mail-Managements

ELO bietet für alle namhaften E-Mail-Systeme – wie zum Beispiel Microsoft Exchange oder IBM Notes – eine leistungsfähige Integration an. Dabei sorgt ELO XC mit zentral konfigurierter Logik für einen aufgeräumten Posteingang: wichtige Informationen sind leicht auffindbar und die Anwender werden entlastet. Bereits bestehende PST-Files lassen sich nahtlos in den neuen Archivierungsvorgang einbinden. Dies ist eine wichtige Funktion, will man auf elektronische Archivierung umstellen und den Altdatenbestand aus den eher unsicheren PST-Files in ein sicheres Archivsystem überführen.

Skalierbar und ausbaufähig bei wachsenden Anforderungen

Erhöhung der E-Mail-Server Performance & Reduzierung der Speicherkosten

Geringer Administrationsaufwand

Übergabe an den entsprechenden Geschäftsprozess

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben & Schutz vor Datenverlust

Schnelles lückenloses Auffinden der E-Mails

Geschäftsprozessbezogene rechtskonforme Langzeitarchivierung

Zugriff auf archivierte E-Mails über die Anwenderoberfläche der E-Mail-Systeme

Offline-Verfügbarkeit für mobile Anwender

Intelligente Inhaltsprüfung & Redundanzfreie Ablage

Automatische Erkennung und Prüfung digitaler Signaturen

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  • Über 30 Jahre Erfahrung und mehr als 50 Experten an Bord

  • Langjähriges Knowhow bei softwaregestützter Abbildung von kaufmännischen Geschäftsprozessen

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