Ab November nur noch elektronische Rechnung

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Ab dem 27. November 2020 hat die gute alte Papierrechnung ausgedient – zumindest im Geschäftsverkehr mit Behörden und öffentlichen Institutionen. Wir klären, was Unternehmer mit öffentlichen Auftraggebern jetzt tun müssen.

Die deutsche Wirtschaft mag es nach den Grundlagen der Buchführung noch immer klassisch: So werden auch in diesem Jahr der Großteil aller Rechnungen in Papierform erstellt und als PDF versendet. Dabei sind technisch schon lange weitaus komfortablere Wege der Fakturierung möglich.

Aber keine Sorge: Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) bleiben natürlich weiterhin gewahrt. Das Bundesfinanzministerium hat diese Grundsätze hier nachlesbar zusammengefasst.

PDF nicht mehr zeitgemäß

Wenn Rechnungen in elektronischer Form versendet werden, passiert dies meist im PDF-Format. Das entspricht jedoch nicht den Richtlinien der EU (2010/45/EU bzw. die Ergänzung 2014/55/EU), denn nach den Plänen der Europäischen Kommission soll die elektronische Rechnungsstellung („E-Invoicing“) bis 2020 in Europa zum Standard werden. Besonders im öffentlichen Sektor werden aufgrund der Vielzahl an zu verarbeitenden Dokumenten bald keine PDF-Rechnungen mehr anerkannt.

Die XRechnung als neuer Standard

Bei der XRechnung handelt es sich im Unterschied zur PDF um ein Dateiformat, das auf einem XML-Datensatz basiert. Dieser kann auch automatisiert weiterverarbeitet werden, wofür weder eine manuelle Dateneingabe noch ein Lesegerät notwendig sind. Entwickelt wurde das Format seit 2016 von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen und ist die deutsche Umsetzung der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung (2014/55/EU).

Ab November 2020 bereits Änderungen bei der Akzeptanz

Und die Änderungen kommen schnell: Schon ab dem 27. November werden Rechnungen in Papier- oder PDF-Format von den Behörden abgelehnt – wenn der Auftragswert 1.000 Euro übersteigt. Auch Gemeinden und Kommunen werden die Änderungen wohl schnellstmöglich umsetzen. Dies dient vor allem zur Vereinfachung der Bürokratie und den damit verbundenen Zeit- und Kostenaufwänden. Die Regelungen auf Länderebene unterscheiden sich zum Teil erheblich voneinander – weitere Informationen bekommen Sie auf der Website des Verbands elektronische Rechnung (VeR).

Umstellung des Rechnungsformates auf XRechnung

Damit nun zukünftig auch an öffentliche Einrichtungen Rechnungen gestellt werden können, sollten Unternehmen bei der Umstellung des Formates schnell sein. Vielleicht müssen die Erstellung und der Versand oder die Übertragung noch getestet werden, bevor das Format im eigenen ERP „live gehen“ kann. Das sollte bei der Planung beachtet werden.

eEvolution bringt alle Voraussetzungen für die elektronische Rechnung mit

eEvolution bietet schon lange die ZUGFeRD Version 1.0 zum Erzeugen und Einlesen der Dokumente an. Bei dem ZUGFeRD-Format handelt es sich um ein vom “Forum für elektronische Rechnungen Deutschland (FeRD)” gemeinsam entwickeltes Format für den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern, welches den Anforderungen der internationalen Standardisierung entspricht und den einfachen Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger ermöglichen soll. Mit der neuesten eEvolution-Version 10.1 können Unternehmen nun auf Wunsch auch XRechnung sowie die die neueste ZUGFeRD Version 2.1 als neue Formate nutzen. Mehr zum ZUGFeRD-Format lesen Sie auch im wikiERP.

Die elektronische Rechnung ist ebenfalls revisionssicher zu speichern!

Selbstverständlich unterliegen die digital erzeugten Rechnungen nach GoBD auch zwingend der Pflicht, revisionssicher gespeichert zu werden. Mit Hilfe des Dokumenten-Management-Systems ELO kann dies geschehen – eEvolution verfügt über eine Schnittstelle, die automatisiert bei der Rechnungsstellung die Dokumente GoBD-konform in ELO archiviert. So sind Sie jederzeit auf der rechtlich sicheren Seite.

Sie haben weitere Fragen zur XRechnung?

Sprechen Sie uns gerne direkt an! Eine Mail an info@compra.de oder ein Anruf unter 05121/748602 reicht, damit wir uns zu Ihren Fragen austauschen können.

Oktober 2020|Allgemein|