Raus mit den Aktenordnern!

Zeit für Struktur und Durchblick auf den digitalen Schreibtischen! Ab sofort bietet unser Partner eEvolution mit dem Modul „ELO-Integration“ eine Schnittstelle, die das Enterprise Content Managementsystem (ECM) ELO in unsere Software integriert. Nutzer, die vorher mit den altbekannten Leitz-Ordnern im Regal gearbeitet haben, werden die bekannten Strukturen von Unterordnern und Registern in der digitalen Welt wiedererkennen. Denn Dokumente, die in eEvolution erzeugt wurden, lassen sich über das neue Modul in ELO verwalten und nach vorkonfigurierten Regeln ablegen – und das strukturiert, kunden- oder vorgangsbezogen und in digitalen Ordnern.

Wir sind der erste eEvolution Partner, der seinen Kunden Projekte rund um ELO anbietet. Damit haben wir in der COMPRA GmbH – neben einer Anbindung an eEvolution über das brandneue Modul „ELO-Integration“ – das Know-how, um für unsere Kunden ELO-Projekte umzusetzen, die vom ERP unabhängig sind.

ELO automatisiert die Ablage, bietet eine Dokumentenarchivierung und revisionssichere Speicherung und sorgt für echte Flexibilität in der Abbildung von Invoice Prozessen. Dokumente, die in eEvolution erzeugt wurden, lassen sich in ELO automatisiert nach vorkonfigurierten Regeln ablegen. Außerdem lassen sich über die eEvolution DMS (Dokumentenmanagementsystem) Dropzone auch extern erstellte Dokumente in ELO automatisch archivieren und mit Vorgängen in eEvolution verknüpfen. Daneben sorgt der ELO Workflow für automatisiert ablaufende Arbeitsprozesse, die nicht nur reibungslos an die richtigen Stellen im Unternehmen weitergegeben werden, sondern darüber hinaus transparent und nachvollziehbar bleiben.

Innerhalb dieser Vorgänge ist zudem eine Einbindung von vorkonfigurierten Suchen möglich, welche den ELO Client mit den relevanten Suchbegriffen automatisch aufrufen. Ein echter Gewinn für den Kunden, der mit einem Klick alle digitalen Dokumente einsehen kann, die beispielsweise für eine eEvolution Einkaufbestellung relevant sind. Eine vorkonfigurierte Suche ist auch für alle digitalen Dokumente eines Auftrags möglich: Der Kunde hat alle erforderlichen Dokumente auf einen Blick – von Produktionspapieren und Papieren der externen Fertigung bis hin zu Eingangsrechnungen der auftragsbezogenen Bestellung. Die Komplexität der Prozesse zur Abwicklung eines Auftrages spielt dabei keine Rolle.

Bislang konnten eEvolution Kunden für ihre Dokumentenarchivierung die eEvolution Akte nutzen. Mit dieser Funktion lassen sich Dokumente zu einem beliebigen eEvolution-Datensatz – wie Artikel, Auftrag oder Produktionsauftrag – ablegen. Diese wurden allerdings bislang nicht revisionssicher gespeichert und waren an das auf einem Server abgelegte Dokument geknüpft. Mit dem Modul „ELO-Integration“ hat eEvolution diese Lücke geschlossen.

Der Elektronische Leitz-Ordner, kurz ELO, gehört zu den Marktführern im Enterprise Content Management und im Bereich Dokumentenmanagementsystem. Das Produkt gibt es in unterschiedlichen Ausführungen für kleine Unternehmen und Abteilungen, mittelständische Firmen und für den Großkundenbereich. Die ELO BUSINESS SOLUTIONS ergänzen das Produktportfolio unter anderem um ein Vertragsmanagement, die Digitale Personalakte und ein Rechnungsmanagement.

Mehr Informationen rund um die ELO Digital Office GmbH finden Interessierte unter www.elo.com. Produkt- und Lernvideos zu Themen wie Benutzerverwaltung, Rechtevergabe und Benutzeroberfläche sowie weiteren Infos rund um das Dokumentenmanagement und -archivierung gibt es unter www.elo.com/mediathek/videos.