Homeoffice, kollaboratives Arbeiten und „work anywhere“ sind Begriffe, die mittlerweile nicht mehr aus der Arbeitswelt wegzudenken sind. Die Folgen der Corona-Pandemie haben der Arbeitswelt einen enormen Digitalisierungsbedarf aufgezeigt. Digitale Tools und automatisierte Prozesse sorgten dafür, dass sich Kosten dynamisch reduzieren ließen, trotz Nachfragerückgängen und Produktionsstopps. Ein gutes Beispiel dieser sogenannten „Collaboration“-Tools sind die Werkzeuge der ELO ECM Suite. Wie Sie mit solchen Tools die Herausforderungen der digitalen Zusammenarbeit meistern, erfahren Sie hier.
Warum brauche ich ein Collaboration-Tool?
Die größte Herausforderung liegt in der modernen Kommunikation selbst: Der Desktop verteilt über drei Bildschirme, Smartphone, Tablet, Festnetztelefon und Notizen auf Papier – eine regelrechte Reizüberflutung. All diese neuen Tools können einen schnell ablenken und das führt wiederum zu einer geringeren Effizienz in der Arbeitserledigung. Zudem sorgen viele unterschiedliche Quellen für eine erschwerte Nachvollziehbarkeit und Auffindbarkeit der Informationen. Wie lässt sich nun das nervige E-Mail-Ping-Pong, der Schreibtisch voller Notizzettel oder unauffindbare Dokumente vermeiden? Die Lösung heißt Collaboration.
Collaboration steht für Zusammenarbeit, auch digitale Zusammenarbeit, und die damit einhergehenden Tools sorgen für eine neue Art der Zusammenarbeit auf einer virtuellen und digitalen Basis. Dabei bezieht sich Collaboration nicht nur auf die Kommunikation untereinander und die Umsetzung von Arbeit, sondern auch auf den Austausch und das Management von Wissen.
Sind Collaboration-Tools Teil eines ECM-Systems oder damit verbunden, ist das eine sehr gute Voraussetzung, die Möglichkeiten des neuen Zusammenarbeitens in allen Unternehmensbereichen erfolgreich anzuwenden. Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) umfassen alle Technologien, Methoden und Werkzeuge, um sämtliche Informationen eines Unternehmens digital zu erfassen, zu speichern und effizient zu verwalten. Dies ist die optimale Basis, um bestehende Geschäftsprozesse zu optimieren.
Collaboration-Tools in Verbindung mit ECM
Ein ECM-System begünstigt die digitale Zusammenarbeit, da es als Plattform für umfassendes digitales Dokumentenmanagement für bestehende Geschäftslösungen dient. Benutzer können hier Dokumente teilen, bearbeiten und kommentieren. Eine Streuung der Informationen wird unterbunden und alle Beteiligten verfügen über denselben Wissensstand. Die ELO ECM Suite bietet beispielsweise vielfältige Werkzeuge, die die kooperative Zusammenarbeit und Teamarbeit beim mobilen Arbeiten erleichtern. Außerdem bieten sie Flexibilität und erhöhen die Produktivität im Unternehmen. Auch die COMPRA selbst nutzt schon seit einigen Jahren die Möglichkeit, mobil über verschiedene Wege auf im ELO hinterlegte Dokumente zuzugreifen.
Zusätzliche Funktionen, wie die Erstellung von Umfragen und die Abbildung von Workflowprozessen erhöhen das Niveau der digitalen Zusammenarbeit. Des Weiteren gibt es Informationsboards, die wie ein schwarzes Brett funktionieren. Durch diese lässt sich der Informationsfluss innerhalb des Unternehmens verbessern und es entsteht eine zentrale Anlaufstelle für den Erfahrungsaustausch zwischen den Mitarbeitern. Des Weiteren gibt es einige Tools, die Meetings und Absprachen effizienter gestalten, beispielsweise integrierte To-do-Listen oder die Erstellung von Protokollen. So bleiben die Absprachen und Vereinbarungen eines Meetings für die beteiligten Personen jederzeit transparent und nachverfolgbar. Durch die ELO Integration in Microsoft Teams können Sie beispielsweise zur Vorbereitung eines Meetings Inhalte aus der ELO ECM Suite in einem Teams-Channel teilen. So können alle Teilnehmenden zukünftig einfach in Teams auf relevante Dokumente zugreifen.
Was sind die Vorteile von ELO im Homeoffice?
Wenn Sie möglichst dynamisch mit unterschiedlichen Teammitgliedern, digital und ortsunabhängig agieren möchten, sind solche Tools unerlässlich. Zudem sind diese Tools individuell anpassbar und branchenübergreifend anwendbar, das heißt sowohl in der öffentlichen Verwaltung als auch in jeglicher Unternehmensform. Moderne ECM-Systeme, wie ELO, lassen sich durch Zusatzmodule und Schnittstellen beliebig erweitern. Zahlreiche Workflows und Automatismen eines ECM-Systems sorgen für eine optimale Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Der erforderliche Informationsfluss wird aus Schnittstellen und der nachtlosen Integration des ECM in kaufmännische Fachanwendungssysteme, Groupware, Anwendungen der Finanzbuchhaltung, ERP-Systeme sowie in die Fachapplikationen sichergestellt.
Ein ECM ist daher für Ihr Unternehmen ein echter Gewinn, mit dem Sie Kosten reduzieren, Mitarbeiter motivieren, Zeit sparen und Ressourcen schonen. Von den Automatisierungsmöglichkeiten sowie Umwelt- und Kostenaspekten dank Papiervermeidung einmal ganz abgesehen. Die ELO Collaboration-Tools sind in das ELO ECM-System integriert und unterstützen die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen. In Ergänzung mit den mobilen Lösungen von ELO profitieren Sie nicht nur von steter Erreichbarkeit und kurzen Reaktionszeiten. Sie haben ortsunabhängig Zugriff auf geschäftsrelevante Informationen, bieten Ihren Kunden eine flexible Betreuung und nehmen uneingeschränkt an allen Geschäftsvorgängen teil.
Sie haben Fragen zum Thema Collaboration?
Erfahren Sie mehr über möglich Tools zur digitalen Zusammenarbeit und laden Sie sich das kostenlose Whitepaper der ELO Digital Office GmbH herunter. Lesen Sie alles rund um die Formen der neuen Zusammenarbeit in Unternehmen.
Welche Collaboration-Software die richtige für Sie ist, hängt natürlich von Ihrem Unternehmen und dessen Anforderungen ab. Einige Collaboration-Tools stellen zwar standardisierte Vorgehensweisen als Best-Practice-Ansatz bereit sowie Workflows, Checklisten, Kalender- und Erinnerungsfunktionen u.v.m. Allerdings enden viele Lösungen in einer Sackgasse, weil Voraussetzungen wie nahtlose Integration und Abbildung der Geschäftsprozesse zu wenig berücksichtigt wurden. Wir empfehlen Ihnen daher, sich fachmännisch beraten zu lassen.
Wir unterstützen Sie gerne bei allen Fragen rund um Mobile Working und Homeoffice.
Wenn Sie weitere Fragen zum kollaborativem Arbeiten mit ELO haben, wenden Sie sich jederzeit an uns. Auch bei allen anderen Fragen bezüglich technischer Voraussetzungen und Softwareanpassungen stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung.
